Protokoll der Generalversammlung 18.12.2021

 

Eingeladen wurden:

Präsident Fabian Purtscher* Schriftführerin Sandra Purtscher*(vorm. Schertl) Schatzmeister Andreas Dolinar*
Reinhard Karger* Thomas Fischer*(vorm. Happ) Martina Karger
Andrea Kramlovski Andreas Lorenz Philipp Stockhammer*
Hannelore Schopfhauser*
  • als ordentliche Mitglieder stimmberechtigt bei der Generalversammlung lt. 9.6 der gĂĽltigen Statuten

Beginn der Generalversammlung um 14:00

Anwesend:

  • Fabian Purtscher (Präsident)
  • Sandra Purtscher (SchriftfĂĽhrerin)
  • Andreas Dolinar (Schatzmeister)
  • Reinhard Karger (RechnungsprĂĽfer)

Entschuldigt:

  • Thomas Fischer (Happ)
  • Philipp Stockhammer
  • Hannelore Schopfhauser

 

ad 1. der Tagesordnung: Begrüßung durch den Präsidenten

Der Präsident begrüßt alle anwesenden Mitglieder und bedankt sich für ihr kommen.

ad 2. der Tagesordnung: Feststellung der Beschlußfähigkeit

Der Schatzmeister stellt lt. 9.7 der gültigen Statuten die Beschlußfähigkeit der Generalversammlung fest.

Insgesamt sind von 7 ordentlichen Mitgliedern (s. Liste der eingeladenen Mitglieder) 4 anwesend. lt. 9.7 der Statuten ist die Generalversammlung ohne Rücksicht auf die Anzahl der Erschienenen beschlussfähig.

Die Generalversammlung beschlieĂźt einstimmig, die Beschlussfassungen per Akklamation in offener und nicht geheimer Abstimmung durchzufĂĽhren.

ad 3. der Tagesordnung: Bericht des Präsidenten und des Schatzmeisters:

Der Präsident stellt fest, dass alle anwesenden auf allen Aktivitäten des Vereins in der Funktionsperiode anwesend waren. Daher wird auf ein detailierter Bericht verzichtet. Für die Zukunft werden die nächsten Veranstaltungen für 2023 geplant. Bis dahin sollen die Beziehungen zu anderen Vereinen durch Teilnahme an deren Veranstaltungen sowie durch Verbindungen in der Geschichte der Welten verbessert werden und mehr Interessenten für die Welt Regnum-Solis gefunden werden. Im speziellen soll durch die Errichtung eines diplomatischen und Handelsposten von Regnum-Solis in der Welt von Arioch die beiden Welten näher zu einander rücken.

Der Schatzmeister gibt einen kurzen Ăśberblick ĂĽber die finanziellen Gebarungen der Funktionsperiode. Die AbschlĂĽsse sind allen anwesenden bekannt und daher wird nicht im Detail darauf eingegangen.

ad 4. der Tagesordnung: Bericht der RechnungsprĂĽfer ĂĽber die abgeschlossene PrĂĽfung

Da Thomas Fischer nicht anwesend sein konnte, wurde sein PrĂĽfungsergebnis, welches per Email zuging, verlesen:

Danke für die grundsätzlich sehr professionelle und klare Führung der Unterlagen, das hat mir die Arbeit leichter gemacht.
Ein paar Dinge muss ich anmerken:

  • Ersatzbelege sind eigentlich nur zulässig, wenn kein Beleg darstellbar ist. Bei einigen Buchungen (z.B. 388 – die hohe Robenmiete fĂĽr Alex Grafeneder) wäre aber eine Rechnung oder Ă„hnliches durchaus einforderbar. Hier muss ich euch durch eure Unterschrift halt einfach glauben, dass es diese Buchung gibt – bitte in Hinkunft Ersatzbelege nicht aus Bequemlichkeit erstellen, sondern nur, wenn es tatsächlich keinen Beleg dafĂĽr gibt. Insbesondere im Bargeldverkehr mit Dritten ist immer eine Quittung zu verlangen oder auszustellen. Das gilt auch fĂĽr Akontos und Ă„hnliches. Auch ist ein genauer Grund anzugeben, weshalb hier ein Beleg nicht möglich war. Die pauschale „keine Möglichkeit eines Beleges“ reicht nicht aus, v.a. wenn ja diese Möglichkeit in Wahrheit besteht.
  • Die KassaĂĽberträge an die Kasse wĂĽrde ich kĂĽnftig tatsächlich wenn möglich als Barbehebungen gestalten, nicht als Ăśberweisungen auf das Privatkonto von Andi als Kassier. Gerade in Zusammenhang mit den zahlreichen Leihgaben ist das sonst ein wenig schief in der Optik – auch wenn das alles in Summe korrekt abgewickelt wurde. Auch ist der Kassastand manchmal ĂĽber längere Zeit recht hoch, ohne Bewegungen.
  • Die ständigen Hin-und-Her-Leihgaben haben mich ein wenig verwirrt. Manchmal mehrere Tage hintereinander ohne erkennbaren Grund, wenn vermutlich erkannt wurde, dass Ăśberweisungen zu schleppend verlaufen etc. Darauf bitte in Zukunft mehr achten und lieber einmal mehr als zitzerlweise.

Bis auf Punkt 1 mit den Ersatzbelegen sind das aber nur Kleinigkeiten. Auf diese bitte in Hinkunft nur zurückgreifen, wenn es ursächlich nicht anders möglich ist.   
Das wars jetzt schon mit Motzen. Ich wĂĽnsche euch eine erfolgreiche Sitzung und bis bald!

Anmerkungen des Schatzmeister:

  • Ersatzbelege: werden in Zukunft restriktiver gehandhabt. Betreffend der angefĂĽhrten Robenmiete, ist die Buchung sicherlich nachvollziehbar, da diese als Kontotransaktion direkt an Alex Grafeneder ging.
  • Transaktionen von Konto zu Kassa und umgekehrt, wurden ĂĽber das private Konto des Schatzmeisters durchgefĂĽhrt, da Bartransaktionen bei der Kontovariante der Easybank recht hohe Spesen verursachen. In der Generalversammlung wurde besprochen, dass dies auch in Zukunft so gehandhabt werden kann.

Das Statement des 2. Rechnungsprüfers Reinhard Karger erfolgt direkt in der Generalversammlung. Für ihn war die Buchführung anfangs einwenig unübersichtlich, nach Einarbeitung allerdings nachvollziehbar. Positiv anzumerken ist, dass das Vereinsvermögen nachvollziehbar für die Erfüllung des Vereinszwecks aufgewandt wurde und nicht Belege wie Tankrechnungen, Aufwandentschädigungen oder ähnliches in der Buchhaltung zu finden sei. Weiters merkt Reinhard Karger an, dass er empfiehlt in Zukunft die Abschlüsse jährlich zu prüfen, da der Arbeitsaufwand so verteilt wird und nicht auf einmal anfällt.

Reinhard Karger empfiehlt – auch im Namen von Thomas Fischer – die Entlastung des Vereins.

Entsprechend der vollständig abgeschlossenen Prüfung der finanziellen Gebarung des Vereins, wird mit Pkt. 5 der Tagesordnung Beschluss über die Entlastung des Vereins fortgesetzt.

ad 5. der Tagesordnung: Entlastung des Vereins

Die Generalversammlung beschlieĂźt die Entlastung des Vorstandes fĂĽr die Funktionsperiode bis Ende 11/2021 ( 3 Pro Stimmen / 1 Enthaltung / 0 Kontra Stimmen)

Damit ist der Vorstandentlastet.

Der Präsident bedankt sich bei den Rechnungsprüfern für deren Arbeit.

ad 6. der Tagesordnung: Neuwahl des Vorstandes und der RechnungsprĂĽfer

Wahlvorschlag zum Vorstand:

Fabian Purtscher als Präsident (Wiederwahl)

Sandra Purtscher als SchriftfĂĽhrerin (Wiederwahl)

Andreas Dolinar als Schatzmeister (Wiederwahl)

Die Generalversammlung wählt den Wahlvorschlag zum Vorstand einstimmig ( 4 Pro Stimmen / 0 Enthaltungen / 0 Kontra Stimmen)

Wahlvorschlag fĂĽr die RechnungsprĂĽfer:

Hannelore Schopfhauser, Philipp Stockhammer

Die Generalversammlung wählt den Wahlvorschlag für die Rechnungsprüfer einstimmig ( 4 Pro Stimmen / 0 Enthaltungen / 0 Kontra Stimmen)

ad 7. der Tagesordnung: Einsetzung des neu gewählten Vorstandes und der Rechnungsprüfer

Alle neuen Vorstandsmitglieder nehmen die Wahl an. Die abwesenden neu gewählten Rechnungsprüfer haben bereits vor der Generalversammlung schriftlich die Annahme der Wahl erklärt. Damit werden alle neu gewählten Mitglieder in ihre neuen Funktionen eingesetzt.

ad 8. der Tagesordnung: Ausblick auf die nächste Funktionsperiode – Voranschlag:

Ideelle Mittel wurden bereits im Bericht des Präsidenten erläutert. Materielle Mittel werden durch den Schatzmeister erläutert. Diese beinhalten ein gesichertes Bestehen des Vereins fĂĽr die nächsten Jahre bis – Corona bedingt – wieder Veranstaltungen stattfinden können. Alle laufenden Aufwände (zB Kosten fĂĽr Konto, Homepage, Werbemittel, …) sowie die notwendigen Vorleistungen sind durch die RĂĽcklagen gesichert. Zusätzlich sind geringe Einnahmen durch Mitgliedsbeiträge zu erwarten.

ad 9. der Tagesordnung: Beschluss der Mitgliedsbeiträge und Beitrittsgebühren

Die Mitgliedsgebühren werden von der Generalversammlung unverändert zu den Beiträgen 2016 beschlossen. Diese sind wie folgt:

Mitgliedschaft BeitrittsgebĂĽhr Jahresbeitrag

Monatsbeitrag

(kommt bei Ein- und Austritt zum Tragen)

Ordentliche Mitglieder € 0,- € 100,-

€ 10,-

Außerordentliche Mitglieder € 0,- € 35,-

€ 3.50

Fördernde Mitglieder € 400,- € 200,-

€ 20,-

Ehrenmitglieder € 0,- € 0,-

€0,-

Gastmitglieder

wird vom Vorstand für jede Veranstaltung festgelegt (entspr. 4.5 der Statuten) diese sollen jedoch etwa 5-10% des Veranstaltungsbeitrages ausmachen. Für Mitgliedschaften die nur einen Tag dauern jedoch mindestens € 1,-

Die Mitgliedsbeiträge sowie Beitrittsgebühren werden von der Generalversammlung einstimmig beschlossen ( 4 Pro Stimmen / 0 Enthaltungen / 0 Kontra Stimmen).

ad 10. der Tagesordnung: Beschlussfassung des Voranschlages

Der Voranschlag lt. Pkt. 8 der Tagesordnung wird von der Generalversammlung einstimmig beschlossen ( 4 Pro Stimmen / 0 Enthaltungen / 0 Kontra Stimmen).

ad 11. der Tagesordnung: Allfälliges

Seitens des Vorstandes werden keine weiteren Punkte zur Tagesordnung genannt.

 

Der Präsident schließt die Generalversammlung um 14:50 und dankt alle Mitgliedern für ihre Zeit.

 

 

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